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Betriebsausgaben für Gründer: die Top 30 Posten, die du absetzen kannst

Von Martin StiffelAktualisiert am 26. September 20264 Min. Lesezeit

Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe absetzt, senkt deinen Gewinn und damit deine Steuerlast. Trotzdem verschenken viele Gründer bares Geld, weil sie nicht wissen, was alles absetzbar ist. Hier bekommst du die 30 wichtigsten Posten im Überblick, mit den aktuellen Grenzen und Pauschalen für 2026.

Was zählt überhaupt als Betriebsausgabe?

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Faustregel: Alles, was du brauchst, um dein Geschäft zu betreiben, mindert deinen Gewinn. Entscheidend ist der betriebliche Anlass und ein sauberer Beleg. Wie du deine Ausgaben am Jahresende in der Steuererklärung erfasst, zeigen wir dir im Guide EÜR erstellen.

Arbeitsplatz und Ausstattung (Posten 1 bis 8)

1. Büromiete: Miete, Nebenkosten und Strom für angemietete Geschäftsräume sind voll absetzbar.
2. Homeoffice-Pauschale: Arbeitest du von zuhause, kannst du 6 Euro pro Tag ansetzen, maximal 1.260 Euro im Jahr (also bis zu 210 Tage).
3. Häusliches Arbeitszimmer: Ist dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner Tätigkeit, kannst du statt der Tagespauschale die Jahrespauschale von 1.260 Euro oder die tatsächlichen Kosten ansetzen.
4. Büromöbel: Schreibtisch, Stuhl, Regal. Bis 800 Euro netto pro Stück sofort abschreibbar (GWG), darüber verteilt über die Nutzungsdauer.
5. Technik: Laptop, Monitor, Drucker, Smartphone (betrieblicher Anteil). Computer-Hardware und Software kannst du seit 2021 grundsätzlich im Jahr der Anschaffung voll abschreiben (Nutzungsdauer 1 Jahr).
6. Software und Cloud-Dienste: Buchhaltungssoftware, Design-Tools, Videokonferenz-Abos.
7. Büromaterial: Papier, Stifte, Druckerpatronen, Ordner.
8. Fachliteratur: Bücher, Fachzeitschriften und Online-Kurse mit klarem Berufsbezug.

Mobilität und Reisen (Posten 9 bis 15)

9. Firmenwagen: Gehört das Auto zum Betriebsvermögen, sind laufende Kosten absetzbar; die Privatnutzung wird versteuert (1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch).
10. Fahrten mit dem Privat-Pkw: Betriebliche Fahrten kannst du pauschal mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen.
11. Fahrten Wohnung zu Betriebsstätte: Hier gilt die Entfernungspauschale. Seit dem 1. Januar 2026 sind es 38 Cent ab dem ersten Kilometer der einfachen Strecke (Bundesregierung, Stand: 22.07.2026).
12. Bahn, Flug, Taxi und ÖPNV: Tickets für betriebliche Fahrten sind voll absetzbar.
13. Verpflegungsmehraufwand: Bei Geschäftsreisen ab 8 Stunden Abwesenheit 14 Euro pro Tag, ab 24 Stunden 28 Euro (Sätze 2026 unverändert, Haufe, Stand: 22.07.2026).
14. Übernachtungskosten: Hotelkosten auf Geschäftsreisen, Frühstücksanteil wird herausgerechnet.
15. Parkgebühren und Maut: Bei betrieblichen Fahrten absetzbar, Knöllchen dagegen nicht.

Marketing, Kommunikation und Beratung (Posten 16 bis 23)

16. Website und Hosting: Domain, Hosting, Baukasten oder Agentur.
17. Werbung: Anzeigen, Flyer, Visitenkarten, Online-Ads.
18. Telefon und Internet: Bei gemischter Nutzung den betrieblichen Anteil ansetzen, ohne Einzelnachweis akzeptiert das Finanzamt üblicherweise pauschal 20 Prozent der Kosten, maximal 20 Euro im Monat.
19. Steuerberatung: Honorare für Buchhaltung, Jahresabschluss und betriebliche Steuerfragen. Passende Ansprechpartner findest du auch in unserem Verzeichnis, etwa die COMPASS Steuerberatungsgesellschaft oder Koch Steuerberatung.
20. Rechtsberatung: Anwaltskosten für Verträge, AGB oder Forderungsmanagement.
21. Gründungscoaching: Coaching- und Beratungskosten sind Betriebsausgaben. Noch besser: Mit einem AVGS kann dein Gründungscoaching sogar komplett von der Arbeitsagentur übernommen werden.
22. Weiterbildung: Seminare, Workshops und Zertifikatskurse mit Berufsbezug, inklusive Fahrt- und Übernachtungskosten.
23. Mitgliedsbeiträge: Berufsverbände, Netzwerke, IHK-Beitrag.

Finanzen, Versicherungen und Sonstiges (Posten 24 bis 30)

24. Kontoführung: Gebühren für dein Geschäftskonto und Buchungsposten. Welche Bank passt, liest du im Vergleich Geschäftskonto eröffnen.
25. Betriebliche Versicherungen: Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht, Cyber- oder Inventarversicherung.
26. Bewirtung: Bewirtest du Geschäftspartner, sind 70 Prozent der angemessenen Kosten absetzbar, die Vorsteuer sogar komplett. Wichtig: Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen.
27. Geschenke an Geschäftspartner: Bis 50 Euro pro Person und Jahr absetzbar. Liegt der Wert auch nur einen Cent darüber, entfällt der Abzug komplett.
28. Gründungskosten vor dem Start: Ausgaben vor der offiziellen Gründung (Beratung, Fachliteratur, Fahrten, Notar) zählen als vorweggenommene Betriebsausgaben. Belege sammeln lohnt sich also schon in der Planungsphase.
29. Fremdleistungen und Personal: Honorare für Freelancer, Virtuelle Assistenz, Minijobber oder Angestellte inklusive Lohnnebenkosten.
30. Finanzierungskosten: Zinsen für Betriebskredite und betriebliche Darlehen, nicht aber die Tilgung.

Welche Sonderregeln gelten 2026?

Zwei aktuelle Regelungen solltest du auf dem Schirm haben:

Degressive Abschreibung (Investitionsbooster): Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die du nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 anschaffst, kannst du degressiv abschreiben: bis zum Dreifachen des linearen Satzes, maximal 30 Prozent pro Jahr (Bundesfinanzministerium, Stand: 22.07.2026). Das bringt dir gerade in den ersten Jahren mehr Liquidität.

Sonderabschreibung für E-Autos: Für betriebliche Elektrofahrzeuge, die im selben Zeitraum angeschafft werden, gilt eine Abschreibung von 75 Prozent bereits im Jahr der Anschaffung (ebenfalls Bundesfinanzministerium, Stand: 22.07.2026). Für Gründer mit Firmenwagen-Plänen kann das ein echtes Argument für den Umstieg sein.

Ob du die Umsatzsteuer aus deinen Ausgaben als Vorsteuer ziehen kannst, hängt übrigens davon ab, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt: Als Kleinunternehmer setzt du die Bruttobeträge als Betriebsausgabe an, als Regelbesteuerter die Nettobeträge plus Vorsteuerabzug.

Häufige Fragen

Kann ich Ausgaben absetzen, die vor der Gründung entstanden sind?

Ja. Vorweggenommene Betriebsausgaben wie Beratungskosten, Fachliteratur oder Fahrten zu Behörden sind absetzbar, wenn ein klarer Zusammenhang mit der geplanten Gründung besteht. Sammle deshalb von Anfang an alle Belege.

Was ist die GWG-Grenze 2026?

Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto kannst du im Jahr der Anschaffung komplett abschreiben. Teurere Anschaffungen werden über die Nutzungsdauer verteilt oder degressiv mit bis zu 30 Prozent abgeschrieben.

Gilt die 50-Euro-Grenze für Geschenke brutto oder netto?

Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, gilt die Grenze netto. Als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug zählt der Bruttobetrag. Achtung: Es ist eine Freigrenze, beim Überschreiten entfällt der gesamte Abzug.

Wie setze ich gemischt genutzte Kosten wie Handy und Internet ab?

Du schätzt den betrieblichen Nutzungsanteil und setzt nur diesen an. Ohne Einzelnachweis akzeptiert das Finanzamt bei Telekommunikationskosten üblicherweise 20 Prozent, maximal 20 Euro pro Monat.

Brauche ich für jede Ausgabe einen Beleg?

Grundsätzlich ja: keine Buchung ohne Beleg. Digitale Belege sind erlaubt, wenn sie unveränderbar archiviert werden. Für Kleinbeträge gibt es Eigenbelege, die aber die Ausnahme bleiben sollten.

Lohnt sich ein Steuerberater schon im Gründungsjahr?

Oft ja. Gerade im ersten Jahr entscheidest du über Rechtsform, Kleinunternehmerregelung und Abschreibungsstrategie. Fehler kosten hier meist mehr als das Beraterhonorar, das selbst wieder absetzbar ist.